Gestión de subvenciones
La gestión adecuada de las subvenciones es una de las mejores prácticas esenciales de la gestión de proyectos y organizaciones que Internet Society Foundation (la Fundación) espera de nosotros como financiadores y también de nuestros beneficiarios. ¿Por qué? Porque la gestión adecuada de las subvenciones es vital para:
- Permitir una mejor comprensión de lo que se necesita para lograr los resultados deseados
- Cumplir con las leyes de las autoridades locales y nacionales
- Posicionarlos a ustedes, nuestros beneficiarios, para lograr recaudaciones de fondos exitosas en el futuro demostrando responsabilidad, y
- Garantizar que los recursos de la Fundación se utilicen para lograr nuestra misión y los objetivos de las subvenciones otorgadas.
Una gestión adecuada de subvenciones significa comprender las expectativas de la subvención, internamente dentro de su equipo y también las expectativas de la Fundación. Estas expectativas se compartirán en detalle con usted en nuestro acuerdo de subvención, nuestro sistema de gestión de subvenciones y en las conversaciones con su Oficial del Programa. Para prepararse, su organización puede tomar en cuenta lo siguiente:
- Considere tener una reunión inicial con miembros clave de su organización para establecer expectativas en torno a los plazos, roles y responsabilidades, y el impacto esperado
- Si lo considera apropiado, invite a su punto de contacto de la Fundación para que también podamos compartir nuestras expectativas
- Revise nuestros requisitos para la presentación de informes, lo que incluye las plantillas que se le solicitará que complete y comparta con sus colegas de proyecto
- Tómese el tiempo para revisar las actividades prohibidas en su jurisdicción local para asegurarse de que sus actividades de subvención propuestas sean apropiadas y legales
- Aprenda a comprender los diferentes tipos de costos que encontrará al implementar su proyecto:
| Costos directos | Gastos relacionados con la implementación de un proyecto específico |
| Costos indirectos | A veces denominados gastos generales Gastos generales relacionados con la administración general de su organización que son difíciles de asociar fácilmente con un proyecto específico |
¿Qué se espera de mí como beneficiario?
Actualizaciones periódicas (Presentación de informes)
Como beneficiario, usted debe presentar actualizaciones periódicas del progreso de su subvención y demostrar que los fondos han sido utilizados para los fines previstos. La presentación periódica de informes es una oportunidad para demostrar el increíble trabajo que ha realizado con los fondos de las subvenciones. También es la forma más coherente para actualizar a la Fundación y destacar cualquier asunto que esté ocurriendo con la subvención.
Los informes sólidos demuestran su capacidad para la gestión de subvenciones y los materiales preparados son una excelente garantía para demostrar su trayectoria al solicitar subvenciones futuras (ya sea a través de la Fundación u otros medios).
Las actualizaciones completas sobre su progreso, incluidos los informes financieros, son detalladas, claras y se alinean con su solicitud de subvención original y su presupuesto propuesto. Junto con los informes relacionados con el programa que demuestran los resultados y el progreso hacia los KPI, también se le puede pedir que proporcione documentación de respaldo relacionada con los gastos del proyecto. La información que comparte y otra documentación proporcionan información crítica sobre la actividad de las subvenciones, muestra evidencia de los logros, permite mantener registros históricos y ayuda a garantizar la preparación para las auditorías. Del mismo modo, la próxima entrega de sus fondos no se emitirá hasta que el personal de la Fundación apruebe su informe esperado.
La presentación oportuna de todas las actualizaciones es extremadamente importante. Anote el período del informe y las fechas de vencimiento en su calendario y comparta estas fechas con todos sus colegas del proyecto. Incluya a los colegas que están implementando el trabajo y también a los responsables del seguimiento y la presentación de informes sobre el trabajo.
Formatos de presentación de informes para la fundación
La presentación de informes puede adoptar diferentes formatos y será determinada por su Oficial del Programa en función de una serie de factores, como el programa de la Fundación, el monto de la subvención, el tipo de proyecto y los gastos relacionados, el momento de la actualización periódica (al principio del proyecto versus el final del proyecto), etc. El formato de las actualizaciones financieras también lo determinará su Oficial del Programa.
Los detalles de los informes y las expectativas específicas de su subvención están disponibles en el portal de beneficiarios antes de que se firme su acuerdo de subvención. Asegúrese de revisarlos para saber qué se espera de usted antes de todas las fechas límite y comuníquese con su punto de contacto de la Fundación si tiene alguna pregunta.
Cumplimiento de los requisitos de presentación de informes
Todos los informes son revisados por el personal de la Fundación y serán aprobados o devueltos a usted solicitando información adicional. Sugerimos los siguientes pasos como guía para preparar adecuadamente sus informes y evitar retrasos en los pagos debido a que las actualizaciones aún no estuvieran aprobadas.
- Prepare un calendario con fechas límite internas para asegurarse de cumplir con las fechas de presentación de informes.
- Cree y documente sus propias políticas de informes y seguimiento financiero para administrar adecuadamente los gastos de las subvenciones.
- Si la Fundación le ha brindado un modelo de informes financieros, asegúrese que esté completo.
- Si hubiera algún cambio en las partidas presupuestarias de su solicitud de financiación, refleje esto claramente en su actualización y explique por qué fue necesario.
- Si se le solicitó obtener la aprobación previa de la Fundación para realizar esos cambios presupuestarios, haga referencia a la aprobación y una Enmienda de la subvención, si corresponde. Según su acuerdo de subvención, cualquier cambio en una categoría de costos en el presupuesto de su solicitud en más del 10 % requiere la aprobación previa de la Fundación.
- Conserve la documentación como recibos y facturas por todo lo que compre con fondos de la subvención.Conserve estos por lo menos cuatro (4) años después del término de la subvención, como se indica en su acuerdo de subvención.
- También mantenga los contratos celebrados en el archivo, especialmente para el personal y los consultores que realizan trabajos relacionados con su subvención.
Comuníquese con su punto de contacto en la Fundación si tiene alguna pregunta sobre estas pautas. La información que nos proporciona nos ayuda a mejorar y fortalecer nuestro trabajo para permitir que las comunidades desbloqueen el potencial de Internet para abordar los desafíos cambiantes del mundo. Gracias por el tiempo y las ideas que dedicó para compartir sus logros con la Fundación.