Gestion des bourses
La gestion adéquate des bourses est une bonne pratique essentielle de la gestion de projet et d'organisation dont la Fondation Internet Society (la Fondation) souhaite que nous fassions preuve nous-mêmes, en tant que bailleur de fonds, ainsi que nos bénéficiaires. Pourquoi ? Une bonne gestion est cruciale pour :
- Mieux comprendre ce qui est nécessaire pour parvenir aux résultats souhaités
- Respecter les législations locales et nationales
- Vous offrir, en tant que bénéficiaires, les meilleures chances de réussir vos campagnes de financement ultérieures, en faisant preuve de transparence, et
- Veiller à ce que les ressources de la Fondation soient utilisées pour concrétiser notre mission et les objectifs pour lesquels la bourse a été octroyée.
Une bonne gestion des bourses implique de comprendre les attentes liées aux bourses, à la fois en interne, vis-à-vis de votre équipe, et en externe, vis-à-vis de la Fondation. Ces attentes vous seront présentées de manière plus détaillée dans votre convention de bourse, dans notre système de gestion des bourses et dans le cadre d'entretiens avec votre responsable de programme. Pour s'y préparer, votre organisation peut :
- Organiser une réunion de démarrage avec les principaux membres de votre organisation pour définir vos attentes en matière de délais, de rôles et de responsabilités, ainsi que l'impact attendu
- Si besoin, inviter votre contact auprès de la Fondation pour que nous puissions également vous faire part de nos attentes
- Consulter nos exigences en matière de rapports, notamment tout modèle que vous pourriez devoir remplir, et les présenter à vos collègues travaillant sur le projet
- Prendre le temps de se renseigner sur les activités interdites dans votre pays, afin de vous assurer que les activités proposées dans le cadre de la bourse sont légales et appropriées
- Veiller à bien comprendre les différents types de frais qui vous incomberont dans le cadre de la mise en œuvre de votre projet :
| Frais directs | Les dépenses liées à la mise en œuvre d'un projet spécifique |
| Frais indirects | Parfois appelés frais généraux Les dépenses générales afférentes à l'administration de l'ensemble de votre organisation, difficilement attribuables à un projet spécifique |
Qu'attend-on de moi, en tant que bénéficiaire ?
Comptes rendus réguliers (rapports)
En tant que bénéficiaire, vous devez nous transmettre régulièrement des informations sur la progression de votre bourse, et prouver que les fonds ont été consacrés aux fins prévues. Les rapports réguliers sont l'occasion de mettre en valeur le travail formidable que vous avez réalisé avec les fonds de la bourse. Il s'agit également du meilleur cadre pour tenir la Fondation informée et lui faire part de tout problème éventuel relatif à la bourse.
La qualité de vos rapports illustre votre capacité à gérer la bourse, et les documents créés dans ce cadre se révéleront très utiles pour démontrer votre expérience lors de vos prochaines demandes de bourse, auprès de la Fondation ou de tout autre organisme.
Les informations exhaustives sur votre progression, comprenant notamment des rapports financiers, sont claires et détaillées, et correspondent à votre demande originale de bourse et au budget proposé. En complément des rapports relatifs au programme qui illustrent les résultats et la progression vers les indicateurs clés de performance, il pourra également vous être demandé de fournir des justificatifs pour les dépenses afférentes au projet. Les informations dont vous nous faites part, ainsi que les autres documents, nous fournissent des données cruciales sur l'activité de la bourse, permettent de justifier du travail accompli et de tenir un registre, et contribuent enfin à une bonne préparation aux audits. De même, le prochain versement de votre financement ne sera émis que lorsque les documents attendus de votre part auront été validés par le personnel de la Fondation.
Il est donc primordial d'envoyer toutes les informations dans les délais impartis. Notez bien les périodes et les dates limites des rapports sur votre calendrier, et informez-en tous vos collègues travaillant sur le projet. Parlez-en notamment à vos collègues chargés de la mise en œuvre du projet, ainsi qu'à ceux chargés du suivi et des rapports.
Formats des rapports de la Fondation
Les rapports peuvent prendre différentes formes, déterminées par votre responsable de programme en fonction de différents facteurs, tels que le programme de la Fondation, le montant octroyé, le type de projet et les dépenses afférentes, le calendrier des informations périodiques (au début ou à la fin du projet), etc. Le format des informations financières sera également déterminé par votre responsable de programme.
Les attentes et les caractéristiques spécifiques à votre bourse en ce qui concerne les rapports seront disponibles sur le portail des bénéficiaires avant la signature de votre convention de bourse. Assurez-vous d'avoir bien lu ces informations pour savoir ce qui est attendu de votre part avant les échéances, et n'hésitez pas à poser des questions à votre contact au sein de la Fondation.
Respect des exigences de rapports
Tous vos rapports seront examinés par le personnel de la Fondation, et seront validés ou renvoyés pour obtenir un complément d'information de votre part. Nous vous suggérons d'appliquer les mesures suivantes afin de bien préparer votre rapport et d'éviter un retard de paiement en raison du blocage de la validation.
- Établissez un calendrier avec les dates limites idéales pour vous assurer de respecter les délais pour les rapports.
- Créez et documentez vos propres politiques en matière de suivi et de rapports financiers pour bien gérer les dépenses afférentes à la bourse.
- Si la Fondation vous a fourni un modèle de rapport financier, assurez-vous qu'il soit bien rempli.
- Si des postes budgétaires ont été modifiés par rapport à votre demande de financement, indiquez clairement ces modifications dans votre rapport, en expliquant pourquoi elles ont été nécessaires.
- Si vous deviez obtenir une validation préalable de la part de la Fondation avant d'effectuer ces modifications, mentionnez cette validation et l'avenant à la convention de bourse, le cas échéant. Conformément à votre convention de bourse, toute modification supérieure à 10 % d'une catégorie de frais du budget de votre demande nécessite une validation préalable de la part de la Fondation.
- Conservez tous les documents tels que les reçus et factures pour tout ce que vous achetez avec les fonds de la bourse.Conservez-les durant au moins quatre (4) années après la conclusion de la convention, conformément à votre convention de bourse.
- Gardez également un exemplaire des contrats signés, en particulier pour le personnel et les consultants travaillant dans le cadre de votre bourse.
N'hésitez pas à poser toute question relative aux présentes instructions à votre contact au sein de la Fondation. Les informations que vous nous fournissez nous aident à améliorer et à renforcer notre travail visant à permettre aux communautés de libérer le potentiel d'Internet pour relever les défis d'un monde en perpétuelle évolution. Nous vous remercions d'avoir consacré votre temps et votre réflexion à faire part de vos succès à la Fondation.